Waar liggen de verbeterpunten voor uw relatiemagazine of personeelsblad? Zou het niet prachtig zijn als de redactievergadering korter duurt, als alle teksten op tijd binnen zijn, als de fotograaf blij binnenrent met prachtige foto’s, als interviewkandidaten zich spontaan melden en je lezers enthousiast reageren? Uw blad is zelfs het gesprek van de dag. Het sleutelwoord voor een succesvol blad: de bladformule.
Om je als organisatie via een blad sterk te profileren is het belangrijk focus aan te brengen. Focus in wat je doet, voor wie en met welk doel. Een scherpe bladformule brengt focus aan in een blad. Het geeft de richting weer voor iedere uitgave en geeft lading aan de communicatiedoelstellingen. Deze zijn namelijk de basis onder de bladformule. Een scherpe focus betekent keuzes maken. Een keuze voor het grote verhaal achter een blad, om dit verhaal vervolgens in alle uitgaven te vertellen.
Dat bladen een meerwaarde kunnen hebben voor een organisatie bewijzen verschillende zeer succesvolle uitgaven. Neem de AllerHande van Albert Heijn en de Kampioen van de ANWB. Iedereen kent ze en vereenzelvigt ze met de uitgevende organisatie. Met een blad kun je je als organisatie sterk profileren. Focus is dan wel noodzakelijk. Met een scherpe bladformule kun je dit bereiken. De profilering van de organisatie splitst zich uit in verschillende factoren. Daarbij valt te denken aan:
Door in ieder blad opnieuw vanuit een bepaalde hoofdgedachte/hoofdthema te werken, is het mogelijk een verhaal bij je organisatie te laten horen. Door in iedere uitgave vervolgens te kiezen voor een thema dat linkt aan het grote verhaal, is een gevarieerd blad gegarandeerd.
Een blad is een uitermate goed middel om te laten zien hoe breed je organisatie is. Samenwerkingsverbanden met ketenpartners of branchegenoten, meerdere locaties, gevarieerde dienstverlening. Alles kan aan bod komen en verbreedt het beeld dat de lezer over je organisatie heeft.
Naast een interessant middel om klanten, cliënten en externe relaties te laten zien wat een organisatie bezighoudt, is een blad ook een uitstekend podium om het werkgeverschap meer lading te geven. Laat medewerkers aan het woord en laat hen vertellen wat de organisatie echt is.
Een goed blad kan niet zonder bladformule. Kijk maar eens hoe een krant dagelijks is ingedeeld. De bladformule geeft richting door de doelgroepen, doelstellingen en uitgangspunten te omschrijven. Artikelvormen, rubrieken, schrijfstijl en beeldgebruik passeren de revue in iedere bladformule. Wie deze doorleest, heeft meteen een beeld bij het magazine. Het formaat, kleurgebruik, coverbeleid, de oplage en bladspiegel: alle uitgangspunten staan er tot in detail in. Hoe de bladformule is opgebouwd en wat er naast de vaste elementen onderdeel van is, verschilt per organisatie. Vaak is een frisse blik van buitenstaanders een eye opener bij het opstellen van de bladformule voor uw relatiemagazine of personeelsblad.
Een scherpe bladformule geeft aan voor wie een blad interessant is. Met zogenaamde persona’s sluit je zeer nadrukkelijk aan bij de leefwereld van de lezer. Veel succesvolle bladen brengen hun doelgroep zelfs herkenbaar in beeld. Daarmee herkent de lezer zich in onderwerpen en vindt hij aansluiting bij de boodschap. Een brede doelgroep betekent dat er meerdere persona’s zijn. Probeer deze zoveel mogelijk in detail te benoemen. Omschrijf waarom de persona het blad moet lezen en welke functie zij hebben. Hoe scherper je persona’s omschrijft, des te beter kun je aansluiten bij hun leefwereld.
De bladformule is het wandelend geweten van het blad. Door deze continu te toetsen aan de realiteit en daar waar nodig aan te passen, breng je altijd een blad uit dat voldoet aan de kwaliteit die je als organisatie voor ogen hebt. Door na iedere uitgave het magazine te evalueren en de bladformule op basis van die evaluatie door te ontwikkelen, ontstaat een definitieve vorm die aan alle eisen voldoet.
Het werken volgens een bladformule levert niet alleen meer enthousiasme en aansluiting bij de lezers op. Een goede bladformule geeft de redactie, tekstschrijvers, fotografen en eventuele illustratoren ook de juiste handvatten om keer op keer een herkenbaar blad te maken, dat voldoet aan alle doelstellingen. Voor een redactievergadering is al duidelijk waar het eindresultaat van het blad aan moet voldoen. Redactieleden kunnen bij misverstanden of vragen altijd teruggrijpen op de bladformule. De bladformule geldt na iedere redactievergadering ook als checklist voor de redactieraad: staat alles wat we voor ogen hebben, ook daadwerkelijk in het komende nummer? Een bladformule zorgt er voor dat er keer op keer een duidelijk evenwicht is in onderwerpen en rubrieken.
Met de juiste bladformule vindt de doelgroep aansluiting bij een blad. Door de doelgroep herkenbaar in beeld te brengen (zeer bruikbaar voor personeels- en cliëntenmagazine), maar ook door bij de insteek van artikelen stil te staan bij welk verhaal de lezer wil horen en met welk verhaal de lezer meteen wat kan. Het gebruik van persona’s is daar een handig hulpmiddel bij.
Het ontwikkelen van een scherpe bladformule is een investering in communicatie. De inhoud, geschreven artikelen, kaders en testimonials kunnen ook in andere communicatiemiddelen worden ingezet en ook de professionele fotografie kan voor meerdere doeleinden gebruikt worden. Het vergroot de samenhang tussen alle communicatiemiddelen en zorgt daarmee ook voor focus in de communicatie. De eenduidigheid van communicatie in verschillende middelen maakt dat 1+1, 3 is. Ten slotte geven de huidige sociale media een bladenmaker talloze mogelijkheden om de lezer interactief bij zijn blad te betrekken of juist te leiden naar andere communicatiekanalen.
Weet u precies wat uw doelgroep van u wil lezen, horen en zien? En bent u bekend met hoe u een boodschap het beste bij hen over het voetlicht kan brengen? Het zijn vraagstukken die binnen de communicatie een grote rol spelen. Door de doelgroep zelf te betrekken bij de totstandkoming van communicatie-oplossingen, is een grote winst in effectiviteit te behalen.
Woningcorporatie Singelveste AlleeWonen geeft al jarenlang in samenwerking met Het Inventief het bewonersblad Singelwijzer uit. In de huidige vorm bestaat het magazine alweer bijna drie jaar. Uit resultaten van een lezersonderzoek bleek dat de Singelwijzer prima scoort, maar verbeterpunten zijn er altijd. Zo bleken de lezers meer actualiteit, diepgang en nuttige informatie te willen vinden in de Singelwijzer. Een goed vertrekpunt voor de aanpassing van de bladformule, echter bleef de vraag overeind op welke gebieden de lezers nu meer en diepgaander geïnformeerd wilden worden.
Het Inventief stelde voor een creatieve sessie te beleggen, waarbij naast de redactieraadsleden (bestaande uit medewerkers van Singelveste AlleeWonen en een eindredacteur van Het Inventief), ook bewoners deelnemen. Met een sessie doorbreek je de standaard gedachtegang en breng je op een creatieve manier ideeën aan het licht. Een sessie is betrekkelijk snel te organiseren en de deelnemers hoeven elkaar niet te kennen voor goede resultaten. Door de doelgroep bij deze sessie te betrekken, worden de ideeën ook door hen geleverd en gedragen. Natuurlijk ideaal voor dit bewonersblad. De uitkomsten van de sessie vormen de basis voor een voorstel van een nieuwe bladformule. Nieuwe rubrieken sluiten zodoende aan op datgene wat de lezers interessant en wenselijk vinden. Ze worden gekoppeld aan de doelstellingen die Singelveste AlleeWonen met het blad heeft en de resultaten van het onderzoek.
Lees meer in de volgende kolom over de verrassende uitkomsten van deze creatieve sessie.
Voor woningcorporatie Singelveste AlleeWonen organiseerde Het Inventief een creatieve sessie. Via verschillende technieken speelde de sessie in op de vraag wat een veiligere, leefbaardere en schonere leefomgeving is en hoe bewoners elkaar en zichzelf kunnen inspireren deze te creëren en te onderhouden. Door gebruik te maken van creatieve technieken kwamen er verrassende antwoorden op deze vraag naar boven. In totaal genereerde de sessie ongeveer 150 ideeën die aan het einde van de sessie geselecteerd werden op mate van uitvoerbaarheid en importantie. Met deze informatie deed Het Inventief een voorstel aan Singelveste AlleeWonen voor een nieuwe bladformule.
Het Inventief werkt graag, vaak en goed samen met diverse organisaties en gezelschappen in de vorm van een creatieve sessie. Daarbij ontwerpt en begeleidt Het Inventief de sessie en verwerkt na afloop de resultaten tot een advies.
De redactievergadering is geweest en de onderwerpen van het personeelsblad zijn bepaald. De hoofdredacteur heeft de onderwerpen verdeeld onder de interne specialisten, die de teksten gaan schrijven. Geen vuiltje aan de lucht. Maar op de dag van de deadline zijn de teksten niet klaar, met frustratie tot gevolg. Hoe zorg je dat je toch op tijd de gewenste teksten krijgt? Hiervoor zijn er handige oplossingen:
Vraag collega’s om niet een complete tekst aan te leveren. Als ze basisinput leveren en aangeven wat er zeker in het artikel moet staan, kan de afdeling communicatie daar een goede tekst van maken. Geef je collega’s als handreiking een lijstje met kernvragen, waarin de vragen wat, waar, wie, waarom, wanneer en hoe worden beantwoord.
Voordeel: deze oplossing vermindert de druk voor je collega’s.
Nadeel: het kost de afdeling communicatie meer tijd.
Maak een praktische handleiding voor het schrijven van teksten. Lever daarbij een ‘invuloefening’ aan met de vaste tekstonderdelen zoals (boven)kop, intro, platte tekst en tussenkopjes. Geef ook het aantal woorden per onderdeel weer. Organiseer eventueel een schrijfcursus.
Voordeel: je collega’s hebben concrete handvatten om zelf aan de slag te gaan.
Nadeel: er zijn geen garanties dat zij dit goed oppakken.
Lees in de volgende kolom meer handreikingen om soepel een personeelsblad te maken.
Het schrijven van artikelen voor een personeelsblad kan veel tijd kosten en voor sommige medewerkers behoort het schrijven niet tot hun takenpakket. In deze situaties, zijn er een aantal tips:
Schakel een professionele tekstschrijver in.
Voordeel: dit scheelt zowel de afdeling communicatie als je collega’s veel tijd. De tekstschrijver zorgt voor een kant-en-klare tekst die klopt én prettig leesbaar is. Collega’s hoeven zelf geen tekst te schrijven, maar alleen een interview te geven en de tekst te controleren.
Nadeel: het inschakelen van een tekstschrijver kost extra geld.
Kies er niet altijd voor om de tekst zelf te gaan schrijven. Als het uitvoerende werk niet tot je taken behoort, steek je daar ook zo min mogelijk tijd in. Vraag je leidinggevende of het schrijven van teksten jouw taak is. Is dat niet het geval? Schakel dan een professionele tekstschrijver in.
Voordeel: jij doet het werk dat je hoort te doen én haalt de doelstellingen van de organisatie.
Nadeel: je moet stelling durven nemen tegen je leidinggevende.
Mensen hebben het vaak druk met hun eigen werk en komen niet toe aan het schrijven. Deze tips komen dan van pas:
Leg duidelijk het belang van het personeelsblad uit. Een blad bereikt de doelgroep van het project of interne verandering, kan er begrip voor kweken, belangrijke informatie delen of mensen aanzetten tot actie.
Leg de onderwerpen altijd bij de juiste collega neer. Dat is degene die er het meeste van weet óf schrijven leuk vindt. Hem of haar kost het relatief weinig moeite om een tekst aan te leveren.
Het Inventief begeleidt regelmatig professionals bij het ontwikkelen en/of schrijven van een blad. Een voorbeeld hiervan zijn de deeltijdstudenten aan de Fontys Hogeschool Journalistiek (FHJ) in Tilburg. De deeltijders zijn voornamelijk praktijkmensen die de fijne kneepjes van het journalistieke vak onder de knie willen krijgen. Medewerker tekst en concept Jules Pulles gaf de studenten handreikingen om een professioneel magazine te realiseren. In tien weken werkten de studenten een bladformule uit en maakten aan de hand daarvan verschillende artikelen en rubrieken.
Wilt u uw eigen relatiemagazine of personeelsblad opfrissen? Wilt u ervoor zorgen dat u niet meer hoeft te sjorren en trekken om de inhoud van het blad rond te krijgen? Wilt u dat onderwerpen zichzelf aandienen en enthousiaste lezers aan uw blad binden? Dan zijn de workshops Bladen Maken en Journalistiek schrijven & redactievoeren misschien wel wat voor u. Het Inventief deelt in twee middagen graag haar kennis op het gebied van bladen maken met u.
Er is een speciale uitgave van Pling! over bladen maken. U kunt deze gratis downloaden. U kunt zich ook gratis op Pling! abonneren.
Deprez gebouw
Lange Nieuwstraat 174
5041 DJ Tilburg
Postbus 548
5000 AM Tilburg
